در اعلام مشکلات شخصی، چطور حرفهای عمل کنیم؟
در میان گذاشتن مشکلات شخصی مثل طلاق، بیماری یا بحرانهای خانوادگی با همکارها میتواند گفتوگوهای محیط کار را از نظر احساسی، سنگین و از نظر حرفهای پیچیده کند. اما با توجه به اینکه مشکلات شخصی اجتنابناپذیرند، مساله این نیست که «آیا» باید دربارهاش صحبت کنید یا نه. مساله این است که «کی» باید سکوت را بشکنید و رازتان را بگویید. پس باید اولا این گفتوگوها را به طور حرفهای پیش ببرید و همزمان، مراقب حریم خصوصی و احساساتتان نیز باشید. و این نیاز به فکر، دقت و آمادگی دارد.
در اینجا ۴ راهکار را بررسی میکنیم که کمک میکنند گفتوگوهای حساس را با اعتمادبه نفس پیش ببرید، بیآن که از مرزهای شخصیتان عبور کنید:
۱. هدفتان را از گفتن خبر مشخص کنید
وقتی دقیقا بدانید که چرا میخواهید موضوع را مطرح کنید، هم پیامتان شفافتر میشود و هم راحتتر میتوانید درباره مخاطب، زمان گفتن و احساساتی که ممکن است پیش بیاید تصمیم بگیرید. از خودتان بپرسید:
آیا چون مقررات شرکت ایجاب میکند دارم خبر را میگویم؟
آیا میخواهم جلوی شایعهسازی را قبل از اینکه از کنترل خارج شود بگیرم؟
آیا نیاز به کمک یا تسهیلات خاصی دارم؟ یا صرفا به دنبال درک و حمایت هستم؟
دانستن دلیل اصلی گفتن، قدمهای بعدی را خیلی واضحتر میکند.
۲. مشخص کنید چه کسانی باید در جریان باشند و تا چه حد؟
لازم نیست برای همه، جزئیات را در یک حد توضیح دهید. بهتر است روابطتان را به شکل چند دایره متحدالمرکز ترسیم کنید. خودتان در مرکز دایرهاید و هر گروه بسته به اینکه چقدر درگیر ماجراست، در یکی از دایرهها قرار دارد. هرچه بیشتر تحتتاثیر باشد، در دایره نزدیکتر به شماست.
اول از ذینفعان اصلی شروع کنید، یعنی مدیران و سرپرستهای مستقیم (و گاهی منابع انسانی). اینها معمولا بیشتر از همه تحتتاثیر شرایط شما قرار میگیرند و شاید لازم باشد مسوولیتها را تغییر دهند، یا جابهجا کنند یا با شما هماهنگیهایی انجام دهند. پس اولویت اول گفتوگو با این گروه است. بعد نوبت ذینفعان ثانویه است؛ همکاران، اعضای تیم یا افرادی که مستقیما به شما گزارش میدهند و ممکن است تا حدی تحتتاثیر شرایط شما قرار بگیرند.
و در نهایت ذینفعان ثالث؛ همکاران دورتر، مشتریها یا افرادی که فقط متوجه تغییرات میشوند، اما شرایط شخصی شما عملا تاثیری روی کار و موقعیت آنها ندارد.
معمولا بهترین کار این است که این اطلاعات را مستقیم و حضوری با ذینفعان اصلی در میان بگذارید. اما برای ذینفعان ثانویه و ثالث میتوانید این کار را در یک جلسه گروهی یا از طریق یک یادداشت یا پیام رسمی انجام دهید. حتی میتوانید انتقال خبر به این گروهها را به یکی از ذینفعان اصلی بسپارید. این کار فشار و معذب بودن گفتن مکرر ماجرا را از دوش خودتان برمیدارد.
۳. زمانبندی و فضا
وقتی دارید اخبار حساس را مطرح میکنید، زمان گفتن و محیطی که انتخاب میکنید بسیار مهم است. این موارد را در نظر داشته باشید:
مکان: اگر قرار است حضوری صحبت کنید، یک فضای آرام و خصوصی انتخاب کنید؛ جایی که کمترین مزاحمت و حواسپرتی وجود دارد.
زمان: گفتوگوها را طوری زمانبندی کنید که هم خودتان و هم طرف مقابل، زمان کافی برای صحبت و هضم موضوع داشته باشید، بدون عجله.
برای مثال، کارمندی که درگیر طلاق بود و نگران بود این وضعیت روی عملکرد کاریاش تاثیر بگذارد، در یک جلسه حضوری و خصوصی، مدیر مستقیمش را در جریان گذاشت؛ جلسهای که هوشمندانه برای اواخر بعدازظهر یک روز جمعه تنظیم شده بود. سپس با هم یک متن آماده کردند تا خبر را به اطلاع ذینفعان ثانویه، یعنی تیمی که مستقیم با آن کار میکرد، برسانند.
مدیرش آن متن را در جلسه تیمی صبح دوشنبه مطرح کرد و در آن خواستار ملاحظه و حفظ حریم خصوصی او شد. آنها به این نتیجه رسیدند که فعلا نیازی نیست ذینفعان ثالث در جریان قرار بگیرند، مگر اینکه شرایط تغییر کند.
۴. پیام کوتاه را از قبل آماده کنید
وقتی میخواهید جزئیات را به اشتراک بگذارید، هرچه صحبتهایتان را شفافتر و خلاصهتر و از قبل مشخص کنید، هم تمرکزتان و حریم خصوصیتان حفظ میشود و هم حرفهای عمل میکنید. این مراحل را رعایت کنید:
شرح کلی وضعیت، مثلا بیماری یا فوت یکی از اعضای خانواده.
توضیح تاثیر احتمالی آن روی کارتان؛ مثلا اینکه فعلا نمیتوانید اضافهکاری کنید یا تمرکزتان پایینتر از حالت عادی است.
درخواست حمایت یا تسهیلات مشخص، مثل مرخصی برای ویزیتها، سبکتر شدن حجم کار یا تمدید مهلتها. اگر دقیق نمیدانید چه کمکی لازم دارید، خیلی ساده بگویید: «الان دقیقا نمیدانم چه نیازی دارم. کمی رویش فکر میکنم و خبر میدهم.»
پیشنهاد یک برنامه کلی برای مدیریت مسوولیتها؛ مثلا اینکه چه کسی موقتا کدام کارها را پوشش دهد. اگر هنوز آمادگی طراحی این برنامه را ندارید، از همکاران یا مدیرتان کمک بخواهید. بعضی وقتها خود همکارها میتوانند این برنامه را برایتان بچینند.
شفافسازی درباره میزان محرمانه بودن و نوع حمایت مورد انتظارتان: بگویید دوست دارید موضوع تا چه حد محرمانه بماند و چقدر پذیرای همدلی، سوال یا ابراز نگرانی هستید. بعضیها همدردی و پرسوجو را دلگرمکننده میدانند اما بعضیها به فضا نیاز دارند. وقتی این را روشن میکنید، همکارها راحتتر به مرزها و نیازتان احترام میگذارند و دچار این سردرگمی نمیشوند که «چطور کمکش کنیم؟»
طبیعی است که بعد از یک بحران غیرمنتظره، دچار غم، خشم یا حتی سوگ شوید. اعلام خبرهای دشوار از نظر احساسی فرساینده است. اگر احساساتی شدید، به خودتان چند لحظه فرصت بدهید. اغلب مدیران و همکاران با شما همدلی میکنند. سختیها اجتنابناپذیرند و بالاخره سراغ همه میآیند. با صداقت، یک چارچوب ساده و توجه به سلامت روان، میتوانید یک فضای کاری همدلانهتر بسازید. با آمادگی، حتی سختترین گفتوگوها هم قابل مدیریت میشوند.
منبع: Fast Company
